従量課金の請求をスムーズに!システム選定のポイント

毎月の請求には決まった金額を請求する「定額サービス」と、顧客のサービス利用実績によって請求する金額が異なる「従量課金サービス」の二種類があります。

「従量課金サービス」の場合には、毎月の作業として単価や使用量等から利用料金を算出する必要があり、手間がかかりがちです。

この記事では、従量課金サービスを提供している人材派遣企業へのインタビューでみえてきた従量課金の請求に関するお悩みポイントと、どのように改善できるかをお届けします。

従量課金の請求書の金額を早く確定し、スピーディーに請求したい

一般的に従量課金サービスの請求をする際、毎月使用量を算出してから請求書業務を行うため、作業の手間がかかってしまいます。

また、手動で料金を算出する必要があるため、人為的なミスが発生するリスクがあります。

今回インタビューした企業では、従量課金の請求書の金額を、時給計算などの時間管理によってエクセルで請求金額を算出しています。
この情報に基づいて請求書発行システムに明細の入力をして、郵送手続きをとるという流れです。

顧客ごとに請求書の端数切り捨て切り上げ処理や、請求単位が異なるため、個別に計算する必要があります。

郵送手続きまでにこれら多数の手作業が含まれるため、手間と時間がかかってしまいます。

現行の従量課金の請求の流れ

こちらの企業では、毎月数十枚の請求書を発行しています。

その際に、エクセルで管理している労働時間に相当する請求金額を算出してから、請求書発行システムに金額情報などの明細を入力し、請求書を手動で発行して郵送しています。

郵送の前には労働時間の打ち間違いが無いように事前に顧客へPDFでメールで送付し、確認をしてもらっています。

しかし、顧客からは早く請求書が欲しいと言われることもあり、請求書発行までの流れをスピーディーにすることが求められています。

従量課金の金額を一括で登録し、自動で出力できるシステムを利用する

現在の業務フローでは、従量課金の金額をエクセルで手動計算してから明細の情報を入力しています。

その際、請求単位の情報も個別に配慮する必要が出るため、かなりの手間を要し、入力ミスを引き起こす原因にもなっています。

そこで、従量課金の金額を一括で登録し、自動で出力できるシステムを利用することでこれらの問題を解消します。

顧客ごとに異なる請求単位や消費税端数の取り扱いも、システムの顧客データベースで管理することで、毎月入力する手間や入力ミスを失くすことができます。

システムを自動化することにより、顧客からの請求数字への信頼も向上して、事前確認作業も不要になるかもしれません。

郵送までできるシステムを利用し、手動での郵送業務の時間を削減する

現在の業務フローを変えて、PDF出力から請求書の印刷、さらに郵送までできるシステムを導入することで、手動での郵送業務の手間と時間を削減することができます。

今まで複数のシステムを操作していた作業をワンストップで行える請求書発行システムを導入することで、作業の効率化を図ります。


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