こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
毎月必ず発生する入金消込業務ですが、手間と時間が大幅にかかって大変と思っている経理や営業の担当者も多いのではないでしょうか？
顧客の数が多くなればなるほど、ひとつひとつ顧客の名称と入金金額を照合させて管理する必要があるので、膨大な作業がかかります。
入金額が違ったり、未入金があったりすると、またさらにタスクが増えて作業が大変です。
この記事では、そんな手間のかかる入金消込業務について、インタビューした企業の例をもとに、悩みや改善案についてご紹介していきます。
目次
毎月の入金消込を、目視と手作業でやっているため、時間がかかって大変
今回インタビューさせていただいた企業は、消防防火設備点検サービスを提供する企業です。
こちらの企業では毎月の入金消込について、以下のような悩みがありました。
- 入金消込を、目視と手作業で行っているため、時間がかかる。
こちらの企業では、消防用設備や防災管理の点検サービスの他に、建築設備の定期検査のサービスも行っています。
定期検査は、毎月、請求先の顧客と請求金額が同じになります。しかし顧客の数が多くなればなるほど、請求件数と同時に入金消込の件数も増えます。
毎月の目視での入金消込作業にはかなりの時間が取られてしまい、担当者の負担になっていました。
現在の入金消込業務の流れ
現在はまず銀行のオンラインバンクサイトから入金明細をCSVデータでダウンロードし、エクセルにコピーして確認用のシートを作成しています。それを元にひとつひとつ目視でチェックしながら、手作業で消込をしています。
入金消込は月に3回行い、1回にかかる時間は約1時間ほどです。3回に1回は、半日ほどの作業時間がかかってしまいます。
また、顧客からの入金が確認できない場合は、営業担当に伝え、営業から催促の連絡をしてもらうこともあります。
注文管理と請求管理については、独自システムとデータベース管理システムを利用し、請求書の発行は手作業で行っています。
請求データと紐づけて、入金消込作業を自動化できるシステムを利用する
毎月の入金消込をひとつひとつ照合し、エクセルで消しこんでいく作業はとても手間がかかり大変です。
請求データと紐づけて、入金消込作業を自動化できるシステムを利用することで、手間を削減できます。
例えば、銀行明細のCSVデータを一括でインポートし、顧客名や請求金額と紐づけすることで、自動で入金消込が可能です。
これまで、1時間や半日かかっていた作業が、数分で完了することができるので、今まで入金消込に使っていた時間を他の作業に費やすこともできます。自動化することで、担当者の負担も減り、作業効率も大幅に軽減されるでしょう。
また、未入金も一覧で管理でき、常に入金状況を確認できるので、その都度、営業担当に伝えて催促する手間も軽減され、スムーズに行うことができます。
振込手数料の差し引きや他の理由によって、請求金額と入金金額が違う場合なども考えられます。その場合は、自動処理されないように設定することもできるので、ひとつずつ確認しながら入金消込を進めていくことができます。
管理データと連携させて、請求書発行から入金消込まで自動化する
個々に使用している顧客情報や請求データを、CSVインポートなどで連携させるシステムを使用すれば、請求書の発行から郵送、入金消込まで自動化することができます。
特に、定期的に作成する必要のある請求書は、顧客も金額も同じ場合が多いです。これを、契約に沿った請求書のスケジュールで、請求書の発行から請求書の郵送まで出来るシステムの導入を検討すると、さらに無駄な作業や担当者の負担も軽くなります。
請求書のデータが連携できれば、請求漏れやミスを防ぐことができ、入金消込や売上計上もスムーズに行うことができます。請求管理に関わる一連の作業の自動化をすることで、手間や時間が大幅に削減されるでしょう。
請求管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。 請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
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