もう手作業は限界!請求書送付の負担を減らす方法

どの業界でも業務の効率化やシステム化が進むなかでも、どうしてもアナログな対応が必要な作業は必ずありますよね。案外、アナログな対応を要する業務のほとんどが、地味な作業で、手作業でルーチン化してしまったものが多いのです。そんな地味な作業でも、ボリュームが大きくなれば「ほんとうに手作業じゃなきゃダメ?」「これなんとかならない?」と思うのは当たり前でしょう。

経理業務で毎月発生する「請求書の発行・送付業務の手作業」もそのひとつです。毎月この作業のために多くの時間を費やしている企業も多いのではないでしょうか。

今回、お話を伺った消防防火設備点検サービス業の経理担当者様も、請求書の送付業務や請求漏れのチェックが手作業のため、担当者にかなり負担がかかっているそうです。この記事では請求書送付時の手作業をやめて負担を減らす改善策をご紹介します。

請求書発行・送付業務の課題

今回、インタビューをさせていただいたビルメンテナンス企業は、消防防火設備点検の業務として、消防用設備等点検、建築設備定期検査、防災管理点検などのサービスを提供しています。

こちらの経理担当者のお悩みはとてもシンプル、かつ、他社でもよく聞かれるものでした。

  • 毎月数百枚の請求書送付作業が手作業のため時間がかかる!

現行の請求業務の流れ

請求業務では、毎月数百枚分の作業が発生し、担当者2名で対応しているそうです。

主な流れは以下の通りです。

  1. データベース管理システムから請求書一覧を出力する
  2. 手作業で請求書を印刷する
  3. 印刷した請求書を手で封入する
  4. 封筒に宛名シールを貼り郵送する
  5. 請求漏れのチェック作業する

注文管理は独自システムとデータベース管理システムを利用しており、請求漏れのチェックは経理担当者がそのデータベース管理システムとCSVデータを比較して確認しているとのことでした。

単純作業ではありますが、イメージしただけでも、かなり時間と労力をかけていることが分かります。

改善したいなら、手作業をやめて自動化しよう

請求書の枚数が増えてくれば、手作業にかかる時間はそれに比例し、やがて限界がきます。請求書の増加へ対応できる改善策としてシステム化は欠かせないでしょう。

ルーチン化していた業務にこそ疑問を持ち、負担を減らすためのシステム化という視点でフローを見つめ直すと、そこに改善への道があるかもしれません。

請求書を一括送付できる請求書発行システムを採用

請求書の印刷や送付をボタンをクリックするだけで行うことができる請求書発行システムがあります。こちらに切り替えれば、請求書の印刷や封入作業を社内でする必要がなくなるのです。作業時間の大幅な短縮が実現できます。

今回の企業の場合、既存のデータベース管理システムからエクスポートした請求情報をCSVで一括インポートできるシステムを使えば、さらにシステマチックなフローになります。

発行忘れやミス防止の機能が充実したシステムを選ぶ

単純作業の中でも、どうしてもヒューマンエラーはつきものです。それがあるがゆえに、ダブルチェックなど確認作業にも時間をかける経理担当者も多いはずです。

システム化をするなら、定期的に発生する請求情報を登録し、請求書を毎月自動作成する機能や、発行忘れのアラート機能、請求一覧の出力など、発行忘れやミスを防ぐサポート機能が充実したものを選ぶと良いでしょう。より効率的になり、ミス発生時の再発行・発送作業にかかる手間もなくなります。


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