エクセル管理の入金消込から脱却する自動化の視点

「働き方改革」や「生産性向上」といった言葉は皆さんよくご存じかと思います。ただ、実務の現場でそれが実現できているかと言われるといかがでしょうか。実際には、実務の現場でのお悩みはまだまだ多くあるようです。これは経理業務も当てはまるのではないでしょうか。当たり前になっていた作業こそ見直しをすれば、効率的になるかもしれません。

今回注目するのは、請求額と対応する入金の確認をする「入金消込作業」です。単純なように見えて、複雑になりがちなこの業務。鉄鋼系総合商社の経理担当者にお話をうかがったところ、従来からのエクセル管理の作業に疑問を持ち始めていたようです。この記事では、いかにエクセル管理の作業を見直すか、その視点と対策案をご紹介します。

エクセルでの入金消込は部分消込の管理が大変

今回インタビューをした鉄鋼系総合商社では、自社販売商品・ 各種鋼材販売・鉄鋼処理請負・精密部品販売などの商品・サービスを提供しています。鋼材や特定部品は、価格や単位がさまざまです。そして何よりもその請求と入金に関して、具体的には以下のようなお悩みがあげられるそうです。

  • エクセル管理をしているが、入金消込に時間がかかる
  • 入金消込で部分消込したいがエクセルだと管理しにくい

現行の入金消込の流れ

商流はほとんどが注文の内示~見積書作成~発注という流れです。注文管理は営業管理システムと販売管理システムを併用しています。請求・消込業務では、販売管理システムとエクセルを利用しています。

請求業務は、請求書を送る場合、その多くが入金の実績確認後に消込作業が発生し、取引先から支払明細書を受領する場合は、入金前にその金額をエクセルに反映する作業が発生します。各々で処理のフローが異なり、業務の手作業部分や煩雑さが増しているようです。

そもそも、入金消込に時間がかる主な要因として、次の項目があげられます。

  • 口座名義が変わるケース(表記ゆれ)
  • 複数請求の合算額、もしくは一部の金額での入金で照合しにくい
  • 月末に集中しやすいが、中には定期的な一定額の入金消込もある

今回インタビューをした鉄鋼系総合商社でも見られたように、入金業務は自社にイニシアチブのある支払業務と比べて、取引先に合わせる必要が出ることが多い作業です。名義変更や入金額など、こちらで把握しきれない事象が、後からわかって作業が発生することが多いという特徴があります。これが、多くの企業で入金消込が目視や手作業によるエクセル管理で行われる背景でもあるのです。その一方で、定期的で変化のない入金もあり、実は同じ作業の繰返しが埋もれている可能性があります。

脱エクセルは自動化・システム化で実現する

システムとして汎用化しにくいと言われる入金消込作業でも、昨今では自動化・システム化の対応が進み、導入する企業が増えています。工数削減だけでなく、ヒューマンエラーの現象により、総合して生産性の向上を促しているようです。自社の状況に合わせ、以下の対策を検討するのはいかがでしょうか。

口座名義の表記ゆれの管理に強いシステム活用を検討

 入金消込の件数が多くなるほど、この表記ゆれを検証して一致させる作業も増える傾向があります。この表記ゆれの問題を早い段階でシステムで解決しておけば、かなりの工数削減を実現できるはずです。

複数名で作業ができる入金消込システムを採用

一人でエクセル管理で作業をすると、いつの間にか担当者が取引先ごとのイレギュラー処理を個人の「勘どころ」として持ち続けてしまいます。記録に残らず、共有しにくいため属人化の要因にもなります。メモ機能や作業履歴機能などを持つ、複数名で作業がしやすい入金消込システムの採用が効果的でしょう。

自動消込、部分消込に対応している入金消込システムを利用する

定期的もしくは一定額の入金を繰り返す取引先を判別して自動消込ができる機能、さらには、複数伝票の合算額での入金消込や一部入金の場合に行う部分消込が可能なシステムがあります。作業時間を大幅に短縮する対策として導入すれば、より実務を効率化してくれるでしょう。

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