サブスクリプションにも有効な販売管理を効率化するポイント

円滑な商取引において、契約成立後の請求業務は欠かせません。それは通常のビジネスでも、サブスクリプションのビジネスでも変わりません。

しかし、毎月必ず発生するこの業務は、実際の業務に組み込んだ場合思ったよりも手間がかかってしまうことが多くあります。

この記事では、鉄鋼系総合商社へのインタビューでみえてきた従量課金型の販売管理のお悩みのポイントと、その改善案をお届けします。

従量課金型の販売管理で手順が煩雑に

今回インタビューした企業では、各種鋼材販売、鉄鋼処理請負、精密部品販売という商品を取り扱っています。これらの商材に係る請求業務で、こちらの企業は販売管理システムの請求書発行機能を使用しています。

その際に、従量課金型のサブスクリプションビジネスと同じような以下の課題をお持ちでした。

  • エクセルで作成している見積書で金額調整をしている場合に理由が追えず、引き継ぎのときに困る
  • 販売管理システムから請求書を印刷して手作業で郵送しているので面倒
  • 販売管理システムと請求書発行システムを連携したいが、独特の数え方に対応しないシステムが多いため断念した

現行の販売管理業務における請求書発行の流れ

こちらの企業では現在、以下の販売管理フローで、従量課金型の請求書発行を行っています。サブスクリプションのビジネスでも同じようなフローになるかと思います。

  1. 営業部が各自それぞれエクセルで見積書を作成する。
  2. 営業担当者が手作業で販売管理システムの請求書発行機能に情報を入力。
  3. 財務担当者が営業担当者の入力した情報を元に請求書を発行する。毎月数十枚ほどを手動による作業で行い、投函まで行っている。

営業部がエクセルの見積書を作成する際に、金額調整をすることもあります。

その際に金額調整の理由を担当者が忘れてしまったり、他の担当者が見積書を見たときに金額調整の理由が分からなくなってしまうことがあるため、どこかにメモしておきたいという要望をお持ちでした。情報の引き継ぎの際に担当者間で金額調整の理由がうまく引き継げず、困ってしまうことがあるからです。

請求書発行に利用している販売管理システムでは、PDFによる出力のみしかできず、CSVでの出力ができません。そのため、他システムとのAPI連携もできないとのことです。

手動による請求書発行作業も、手作業が多くなっているため可能であれば自動化したいところです。

また、現在利用している業務システムでは鋼材という商材独特の数え方(直径、長さ、重さなど)に自動で対応できないため、手動で調整を行うしかないという問題があります。

サブスクリプションの従量課金型に対応した販売管理システムを利用する

現在の業務フローではエクセルと販売管理システムの機能を利用して見積書と請求書を発行していますが、これを1つのシステムで完結するべく、両者を一元管理できるサブスクリプションの従量課金型に対応した販売管理システムを採用します。

これにより、今まで別々に管理していた顧客情報の入力を一元化でき、作業手順の大幅な短縮が見込まれます。

また、見積書にメモを残しておくことで、見積書上のデータに金額調整の情報を付与することができ、情報の引き継ぎの際に金額調整の理由を追跡することも可能になります。

手作業を無くして販売管理フローを効率化する

従来の販売管理システムから、業務内容に合った新しいシステムに乗り換えることにより、これまで手作業で行っていた従量課金型の販売管理業務をカバーすることが可能になります。PDF出力だけでなくCSV等での出力や、システムによってはAPIを用いての連携も可能です。

CSV出力が可能になることで、鋼材独特の数え方にも対応することができるようになり、請求業務の管理効率向上にも繋がります。

また今まで手作業で行っていた請求書発行業務を自動化することで、作業時間を大幅に削減することが可能です。そのためには現在の業務内容を見直し、業務内容に合ったシステムを採用することがポイントです。

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