請求書で繰越金が発生して管理が辛い?請求書発行と売上管理までを連携しよう

企業にとって大切な業務に、売上管理があります。毎月、正確な売上の数字を把握することで、早期に問題点と解決策を見つけていく事ができるため、売上管理は、非常に重要です。

そのため、毎月、間違えのないように、売上管理を徹底することは、経理担当者にとっては、神経を使う大変な業務となります。

この記事では、鉄鋼系総合商社のインタビューをもとに、毎月の売上計上管理の悩みや問題点と、改善案についてご紹介します。

取引先が指定する請求書のため請求額に差異が生じ、繰越金が発生してしまう

今回インタビューさせていただいた企業は、鉄鋼系の商品を扱う総合商社で、主に、鋼材販売や鉄鋼処理の請負、精密部品の販売などもおこなっている企業です。

お客様からご注文の内示を受けてから、鉄鋼メーカーに発注をかけ、検収などの過程を経て、請求をおこなっています。

取引先のお客様には大企業も多く、お客様によっては、指定の請求書のフォーマットがあり、先方から送付される、金額や内容が記載済みの請求書をダウンロードして使用することもあります。

そのため、月によっては、把握している請求額と、お客様から指定された請求額に差異が発生し、繰越金として取引先へその都度伝えなくてはいけないため、経理担当者の負担が多くなっています。

この企業の売上計上と請求に関わるお悩みは、下記のとおりです。

  • 取引先が大企業の場合、毎月の請求額に差異があり、請求額の繰越金が発生してしまう
  • 毎月発生する繰越金の管理が辛い

現在の売上計上業務の流れ

この企業では、受注から売上計上について、主に3つのシステムを利用しています。

注文管理については、営業管理システムと販売管理システムを使用し、見積書は、その都度エクセルで作成しています。

請求業務は、販売管理システムの請求書発行機能を利用しているため、受注から請求までは、顧客情報など、共有することも可能です。

売上計上については、会計管理システムを利用しています。前受金などの管理はなく、毎月の請求書の発行によって、売上計上してします。入金消込については、経理担当者がエクセルで管理しています。

取引先によって発生する繰越金については、繰越金を管理するシステムが無いため、経理担当者は個別で管理する必要があります。売上計上と請求額にずれが生じるため、経理担当者にとって、悩みの種となっている現状です。

システム連携で、繰越金を管理できる会計管理システムを利用する

取引先への請求額の繰越金は、管理がなされていないと、債権未回収のリスクにもつながりかねません。属人化がおこらないように業務を標準化し、関係部署が常に確認できるような体制を整える必要があります。

例えば、顧客ごとに、計上月と計上金額を一覧で表示できるような売上計上システムを検討し、さらに、入金消込データと連携させれば、計上から回収まで、営業担当から経理担当まで、関係部署が情報を共有し、毎月の管理が可能になります。

検収に関わる契約を見直し、請求書の省略や、請求額の事前通知を検討する

商材を納品、検収した証明として、受領書や検収書などがあります。

それらの書類を活用して、「発行することで支払う事に同意する」といったような取り決めをした上で、請求書を省略するという方法もあります。

または、検収書により、請求額を自動集計させ、取引先へメールや書面で事前通知して、差異がないように対策をする方法もあります。

毎月の繰越金が発生してしまうのは、経理担当者にとっても大きな負担ですし、売上計上と請求額ついても、ずれが発生してしまうため、正確な数字が把握できない状況になってしまいます。

請求業務が合理的かつ円滑になるように、改善案を参考にして、改善していく必要があります。


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