請求のダブルチェックをなくして継続課金を効率的に管理するためには?

サービスの多様化に伴い、都度請求や月額、年額での請求など様々な請求パターンが増えています。
複数の請求パターンがあると、割引などを含む請求書金額の確認、売上処理、入金処理(売掛金と前受金の計上)、月々の前受金管理など煩雑な事務処理が発生します。

事業の拡大に伴い、機能が充分でないシステムやエクセルでの管理は、大きな業務負荷や事務ミスや漏れの原因にもつながりかねません。特に、請求・売上業務は一連の業務の最初のステップで、このプロセスを効率化し、それ以降のプロセスがきちんと廻る仕組みを作ることが大切です。

この記事では、サーバー運用業務を請け負う企業へのインタビューをもとに、請求・売上プロセスのお困り事と、システムを活用した解決策をご紹介しています。

色々なサービス。請求パターンが多いため、バックオフィス業務が大変。

今回インタビューした企業は、お客様のサーバー運用を請け負っています。提供している主なサービスは、サーバーインフラの保守・運用、サーバー管理代行作業、クラウド移転、セキュリティ導入などです。

このように複数のサービスを提供しているため、請求方法も様々です。サーバーインフラの保守・運用費用などは、月額での契約で、毎月請求や年間請求などお客様との契約によって請求条件が異なります。

セキュリティ導入などの作業費用は、都度請求が基本ですが、お客様によっては、月額課金や日割りでの請求も発生しています。

月額や年額の請求書は、営業事務2名が担当し、毎月2営業日に発行しています。請求書発行システムから出力する請求書は、毎月数百枚。紙ベースでの郵送やメール添付などが混在しています。

入金処理や前金管理は、経理部門が会計システムを利用して行っていますが、売上計上の金額ミスや漏れが発生していることが現状です。

承認フローはあるけれど、請求漏れや金額確認が最大の困り事

この企業の最もお困りになっている業務は、課金請求のチェック作業です。毎月、3ヶ月毎、年間請求など様々な請求書の発行タイミングがあり、その月に発行する請求書をきちんと把握することはとても面倒です。しかも、年額での請求は割引もあり、割引金額の請求・売上処理の確認に時間を要しています。

現在は、営業事務2名の相互チェックの後、ワークフローで営業担当者に回議し、再確認を行っています。営業担当者もそれぞれ契約書や見積書との確認した上での請求承認となりますので、営業部門全体での業務負荷はとても大きくなっています。

定期的に発行する請求書の自動チェックできるシステムを活用しよう

サーバーインフラの保守・運用など課金ビジネス(サブスクリプションビジネス)の請求書発行は多くの企業でのお悩み事です。請求書を発行するたびに、請求金額や契約期間を契約書と確認していては、業務負荷が大変です。

定期的に発行する請求書を定期請求として登録しておく請求書発行システムを活用すると、契約期間に沿ったスケジュールで請求書を自動で作成できます。契約後の初回請求時に、請求金額、請求のタイミングなどをきちんと登録しておくと、請求書の送付漏れ・金額違いなども防ぐことができます。

継続課金の売上を自動集計・計上するシステムを活用しよう

課金ビジネス(サブスクリプションビジネス)の場合、請求が年間請求、半年請求であっても毎月売上を計上しなければいけません。そのため、単月で見たときに、請求金額と売上金額が異なります。

契約の内容に応じて、請求品目ごとに継続課金または都度請求を指定し、契約金額や契約期間を設定できる売上計上のシステムを利用することで、請求金額とは関係なく、月額での売上が自動計上されます。

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