入金消込をシステム化して不明な入金の突合を効率化させるには？

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

経理担当者が毎月のように頭を抱える難題のひとつに、「入金消込業務」があります。

消込とは、売掛金等の未入金明細と顧客からの入金明細を相殺し、未入金明細を消し込んでいく作業のことです。

経理担当者であれば、この消込業務を行う際に、入金した金額の内訳が分からず、消込に苦慮した経験がある、という方も多いのではないでしょうか。

この記事では、サーバー管理・コンテンツプラットフォーム企業へのインタビューで見えてきた、入金消込にまつわるお悩みと現在の消込業務の流れを踏まえて、システムによる業務改善案をお届けいたします。

システムで自動消込ができない不明入金の消込

今回インタビューした企業では、主に月額従量料金のサーバー管理サービスと、年額固定料金のコンテンツプラットフォームサービスの2種類を提供しています。

入金消込業務は、入金消込ソフトを利用して行っています。
ほとんどは自動消込で完了するのですが、一部業務において、以下の手間が生じている状況です。

こちらの企業では、入金消込ソフトを使って、請求先と金額が一致する入金明細を自動的に消し込んでいます。

請求書発行システムを利用して、顧客データおよび請求金額の入っている請求データを作成し、請求データに対して顧客データが同一かつ同額の入金があったら自動的に入金明細の消込がされていきます。

請求データ上は月額料金と年額料金を別々に管理していますが、お客様からは両者をまとめて一括でお支払いをいただくことがあります。

その際に、請求データと入金明細とが1対1で一致せず、自動消込できない明細は、手動で判別して消込を行っていく手間が生じてしまいます。

さらに、経理の担当者が元帳上でダブルチェックをしている状況です。

せっかく自動消込のツールを使っているのならば、より柔軟な判別をしてくれて、かつ精度が高くダブルチェックの手間も少ないサービスを利用したいところです。

月額サービス料金と年額サービス料金について、一括で振り込まれた場合、旧来のシステムでは手動で請求データを組み合わせて消し込む請求データを選択する、という作業が必要でした。

しかし、別々の請求データをいちいち手動で合算して消し込むのは手間です。

入金消込システムによっては、同一顧客ごとの請求書の金額を合算した請求データの組み合わせを自動で生成し、個別の請求データで消込ができない場合に、合算した請求データで自動消込を行うことができます。

このシステムを利用することで、手動消込の作業がなくなります。

新規顧客からの入金は、振込名義を顧客マスター内から検索して手動で照合する作業が発生します。

これを、請求データの金額等や振込名義等から推測して、レコメンド（推測）する機能を用意します。

最終的には手動の消込となりますが、振込名義と金額が一致する入金明細があれば、検索して照合する必要がなくなり、作業の手間を減らすことができます。

また、最終的にはレコメンドされた内容に対して手動で消し込むことから、誤った消込をしてダブルチェックの手間を増やす心配もなくなります。

私たちは、請求書の郵送やメール送信ができる請求管理クラウド「クロジカ請求管理」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様の業務フローに合ったシステムの連携方法をご提案します。請求業務でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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