前受金を効率的に管理するためのシステムの選び方

最近では、企業の人材採用や育成分野でもSaaSサービスを提供する企業が増えてきています。人材の採用や教育はどんな企業にとっても重要な分野なため年間契約を取りやすい一方、スポットで発生するサービスもあるため売上の管理が難しくなりがちです。

今回は社員のエンゲージメント活性化サービスを提供する企業へのインタビューから見えてきた売上計上の課題と、その解決策をお届けします。

前受金を分割して売上計上したい場合には、財務会計システムのみの管理では非効率

今回インタビューした企業では、企業の活性化状況や社員の状態を可視化するための社員エンゲージメント活性化SaaSサービスを提供しています。基本的には固定額プランで年間前払いの契約をとっていますが、月額契約の取引先が一部あったり、導入時のコンサルティングをオプションとして提供していたり、入金形態が異なる場合もあり以下のお悩みを抱えています。

  • 財務会計システムを使って前受金から月次の売上に振替えているが、振替額の確認は目視に頼らざるを得ず、手間がかかるだけでなくミスが起きやすい。
  • 導入コンサルティングなどのオプションサービスを利用している取引先の売上も12ヵ月の按分計算を行わなければならず、年間契約の前受金と同時に管理するのは非常に大変。
  • 導入準備に1か月程度かかり、かつ日割で料金を請求している場合もあるため、いつから売上計上できるのかを都度営業担当者に確認しなければならず、面倒に感じている。
  • 少ないながらも月額契約を結んでいる取引先もあり、年間契約の前払いの場合と混同してしまうことがある。

現行の前受金管理の流れ

今回インタビューした企業では、請求書発行と財務会計にそれぞれシステムを導入していますが、両者に互換性がないため、前受金は財務会計システムの中で行っており、計上金額の管理は手計算に頼っているのが現状です。

年間契約で1年分の利用料金を前受する契約になっている場合、月ごとの支払い契約の場合、コンサルティングなどのオプションサービスを利用している場合など、複数の入金パターンがあるため、その管理に手間がかかっています。

さらに導入準備に1か月程かかったり、日割計算が必要なときもあったりと、いつから売上計上して良いかを営業担当者に確認しなければならず、面倒かつミスの温床になりがちです。

前受金の分割計算を簡単にできるシステムを利用して、売上計上額を効率的に計算しよう

複数の入金パターンや、複雑な分割計算を財務会計システムのみに頼るのは非常に手間がかかり、ミスも起きやすくなってしまいます。そこで、前受金を簡単に調整して分割計算できる前受金管理システムの導入をオススメします。

取引先ごとに入金パターンや、売上発生のスケジュールなどの情報を登録しておくことで、自動的に月ごとの売上計上額を計算してくれるシステムを利用すれば、手計算を行う手間やそれに伴うミスを防ぐことが可能になります。

さらに検収を終えて売上計上が可能になる日や、日割計算の有無など営業担当者が把握している情報を登録しておけば、逐一確認する手間を省くこともできるでしょう。

財務会計システムと連携させて、計上の手間も省略しよう

さらに前受金を分割計算するシステムと財務会計システムを連携することができれば、システムによって計算された売上計上の金額をすぐに財務会計システムに反映させることも期待できます。直接連携させるのが難しくとも、CSVなどで計算データを取り込めるようにしておくのが良いでしょう。

せっかく正しい計上額が計算されても、財務会計計上のタイミングで入力ミスを犯してしまえば意味がなくなってしまいます。業務負担を減らす観点、ミスを減らす観点の両面から2つのシステムを連携させることをお勧めします。

最新記事

継続課金の請求業務を80%削減

サブスクリプションの請求書発行・入金消込・売上計上を自動化して、時間とコストを削減する具体的な解決策を記載した資料をダウンロードできます。
KIMERAの機能や事例が分かる
無料資料ダウンロード