継続的に発行する請求書を自動化して負担をなくそう

ここ数年、拡大が加速するサブスクリプションビジネス/Saas事業。個人のみならず、法人向けにサービスを提供する企業も増え、ますますサブスク人気は高まっています。

事業の拡大と共に大変になってくるのは、請求業務です。サブスクリプションビジネス/Saas事業の請求は管理が複雑です。件数が多くなれば、それだけ経理や営業の担当者の負担は増えていきます。

この記事では、複雑な請求書管理について、法人向けRPAツールを提供している企業を例に、悩みや改善案について、ご紹介していきます。

請求明細の手動の書き換えと、顧客ごとの請求書発行が、手間がかかって大変

今回、取材にご協力いただいた企業は、法人向けに、業務の効率化や自動化することができる、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)ツールを提供している企業です。

この企業の請求書管理について、下記のような悩みがありました。

  • 継続的に発行している請求書が自動化されてなく、手動で書き換えていて面倒
  • 請求書は、顧客ごとに1通ずつ、メールで送付しるが、数が多く、作業が大変

契約期間は半年から1年単位となっていますが、請求は月単位にしていますので、毎月、継続的に請求書を発行しています。請求書発行システムを利用していますが、請求書の明細、例えば、「〇月分」などの月毎に変わる詳細は、その都度、担当者が手動で書き換えなければいけないため、時間と手間がかかっています。

請求書の発行は、メールで送付していますが、顧客ごとに、1通ずつ送信していかなければならないため、非常に大変な作業となります。

現在の請求書発行業務の流れ

この企業では、請求書発行システムを導入しています。

毎月の請求は、契約年数で管理されていて、契約期間が過ぎれば、毎月自動更新されるので、契約が継続していれば、定期的に請求書を発行します。初月については、日割りでの利用が可能なため、担当者が、日割分をエクセルで手動で計算しています。

販売経路は、取次代理店や販売代理店を経由して販売する場合もあり、請求書管理は複雑になることもあります。

請求書発行システムで、顧客情報や毎月の請求金額などがシステム化されてはいるものの、顧客によって違う請求内容や、月ごとの詳細などは、その都度確認して、手動で書き換え、請求データに反映させています。

メールでの請求書発行については、担当者が1人でおこなっています。顧客へ1通ずつ、確認しながら、手動で送付しています。

入金消込は、CSVインポートで、手作業で照合させて消込をおこなっており、財務会計については、税理士に依頼しています。

定期的に発行する請求書を自動化して、スケジューリングで管理する

請求書発行システムを利用しながらも、自動化されていないため、手動での作業が多く、手間がかかっていました。

出来るだけ手動での作業を減らすため、契約情報と連携させた、定期的な請求書を自動で作成できる請求書発行システムを検討しましょう。

毎月自動で作成されるため、月ごとに変わる細かな表記も自動で書き換えられ、追加の契約や変更があった場合でも、情報を更新すれば、自動的に定期請求に反映させることができます。

定期的に発行する請求書は、スケジューリング管理することで、毎月の確認作業も軽減されます。

メール送付をボタンひとつで送付できるシステムを利用する

請求書の発行は、担当者1人で、手動でおこなっていました。顧客が増えて数が多くなれば、担当者の負担が増え、ケアレスミスのリスクも高くなります。

例えば、顧客情報や請求データと連携させた、請求書を自動添付で送付できるシステムを利用すれば、負担は大幅に軽減されます。

事前に、メールのテンプレートも設定しておき、会社名や担当者なども、顧客情報から自動的に追記されるため、顧客ごとにメールの本文を書き換える手間もなく、ボタンひとつで送付が可能になります。

システムを連携させ、作業を自動化させることは、ミスや漏れをなくすことにもつながります。

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