請求業務のミス防止&効率化をシステム化で実現するには

経理業務のうち、請求書発行のオペレーションに悩む企業は少なくありません。請求内容が毎月定額で固定されていれば、その負担は少ないでしょう。とはいえ、近年急増しているサブスプリクションサービスをはじめ、さまざまな業界で従量課金型のサービスは珍しくなく、この請求業務の煩雑さが課題になっています。

今回インタビューしたビルメンテナンス企業でも、サービスによっては従量課金の部分があり、請求業務を改善したいというニーズが高まっているそうです。

とにかく手間がかかるイメージの請求業務。この記事では、請求業務にはどのような問題点があり、どう改善できるのか、その実現法を検討します。

経理担当者を悩ませる請求書発行業務の課題

今回、インタビューをさせていただいたビルメンテナンス企業は、ワンストップの総合ビルメンテナンスサービス業として、保守点検・巡回・清掃・消防設備点検・受水槽清掃など幅広くサービスを提供しています。

課金モデルは「初期費用の有無」、「契約期間が月額か年間か」、サービスにより請求が「固定」ではなく「固定+変動(従量課金)」、「日割り計算の実施」など、案件によりいろいろなパターンがあります。

そんな中、こちらの企業では請求業務で以下のような問題を抱えているそうです。

  • 請求書の発行忘れや金額調整忘れに後から気付くことが多い
  • 請求書送付に時間がかかっている

現行の注文管理・請求業務までの流れ

まず営業担当が、営業管理システムで見積書の作成を行います。その後、注文管理を同システムで行い、請求書発行もそのシステムの請求書発行機能を使用して経理が作成しています。ただし、注文管理の内容は、営業100人がそれぞれエクセルで作成した情報を、経理担当者がまとめて営業管理システムにて入力しているとのことです。

請求書は、全国の拠点で毎月合計数百枚を発行しています。各拠点ごとに、すべて紙で発行し、社内で手作業で封入して郵送に出しているそうです。

手作業が多く入ることで、従量課金や日割り計算部分の金額のミスや発行忘れにもつながり、また、業務に時間が多くかかるフローになっています。

それでは、請求業務をミスなく効率的にするにはどうしたらよいのでしょうか?

システムやツールを活用し、請求業務のミス防止&効率化を実現しよう

請求金額と営業管理システムの金額比較をシステムで実施

たとえば、営業側で把握している金額(継続して請求する固定部分、従量課金による変動部分、初期費用などのスポット部分など)の情報を照合できるツールを活用することで、ミスを防止します。請求内容にミスがあった際の面倒な再発行や先方・社内での調整といった二次的な負担をなくすことができ、有効な手立てです。

定額や従量課金の請求書を一括作成する請求書発行システムを利用

営業が把握している注文管理情報をまとめたデータを、CSVファイルとして請求書の発行情報として一括インポートするシステムを活用するのはいかがでしょうか。手作業部分が減ることで、ミスが減り、経理担当者の負担を減らすことも可能です。

定期的な請求書発行をスケジューリングして自動送付

発行忘れの防止策としては、定期的に発生する請求情報を登録し、毎月、請求書を自動作成する機能を持つシステムを活用することが有効です。アラート機能や請求一覧の出力等、確認漏れがないようにサポートしてくれます。

システムからボタンひとつで請求書を一括送付

請求書発行システムには、請求書の印刷や送付をボタンをクリックするだけで実施できるものがあります。これにより、請求書の印刷や封入作業を社内でする必要がなくなるのです。これまでに発生していた発行忘れを防ぎ、何よりも作業時間の短縮という効果が得られます。メール(PDF)での送付にも対応するシステムもあり、ペーパーレス化も可能です。

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