請求パターンが複数ある請求書のチェックを効率的に進めるために

取り扱う商品やサービスによっては、色々な請求パターンが混在することがあります。スポットでのワンタイム請求や、月額・年額などでのサブスクリブションモデル請求です。

請求パターンが混在すると、請求書の発行のタイミング、送付手段、売上との照合、入金処理など一連の業務が複雑になります。そのため、特に請求業務を効率化し、ミス・漏れのない仕組みを作ることが大切です。

この記事では、SEOコンサルティングやコンテンツ制作などを行っている企業へのインタビューをもとに、請求周りのお悩み事と、システムを活用した解決策をご紹介しています。

継続請求や都度請求などの色々な請求パターンをもっと効率良く処理できない?

今回インタビューした企業は、SEOコンサルティングや自社で運営するメディアでのコンテンツ制作する事業を行っています。

SEOコンサルティング事業は、サブスクリプションビジネスで初期費用なしの継続契約です。月額料金は、提供するサービスの内容によって都度見積もりとなっています。基本的には、半年払いや年払いですが、2ヶ月や3ヶ月のサイクル払いなど特殊な契約もあります。

コンテンツ制作は、スポットモデルの請求で、金額はコンテンツの内容によって個別見積もりとなります。コンテンツの制作・納品後、顧客の検収を得て請求しています。

請求業務を担当する営業部門の人員としては、営業は数十人に対して、営業アシスタントは1人。自社で開発した営業管理システムの請求書発行機能を利用して請求業務を行っています。このシステムには、ワークフロー機能があり、請求状況の進捗管理ができるようになっています。

請求書の封入れや売上のダブルチェックなど面倒な作業が多いことが悩み

この企業では、営業管理システムを活用されているものの、実際の運用ベースでは面倒な作業が多く、業務負荷が大きくなっています。

例えば、SEOコンサルティング請求業務は、第一営業日に請求書を出力し、請求一覧で確認しています。請求書は、郵送又はメールでのPDF送付と、お客様によって異なります。そのため、郵送・メールの仕分け作業や請求書のPDF化が必要となっています。

郵送での請求の場合、社内の手作業で、月数百通を封入して送付していることも面倒な作業となっています。請求書のメール送信で送付先の担当者が経理に転送してくれないことも悩みの種です。 

また、請求書の発行忘れや金額調整忘れの防止するため、 売上を毎日、営業事務と営業担当者のダブルチェックしていることも手間暇のかかる作業です。新しい契約や契約の変更があった場合だけをチェックするように改善したいと考えています。

結局、請求業務の承認のために経理担当者2~3名で20時間くらいかかっていますので、請求業務の効率化が当面の課題となっています。

請求書が一括郵送できるシステムを活用しよう

この企業は、現在、封入の確認作業がとても面倒になっています。また、お客様によっては、請求書の受取部署と経理が異なることもあります。そのため、請求書の宛先や郵送のタイミングなどを設定することで、経理部門が請求書を一括で郵送できる請求書発行システムを導入することが有効です。

また、メールを希望するお客様にも、メールテンプレートを設定しておくことで、簡単にメール送信することができます

定期的に発行する請求書を自動チェックできるシステムを活用しよう

SEOコンサルティングなどサブスクリプションビジネスの請求書発行はとても面倒です。請求金額や契約期間を契約書と確認していては、手間がかかりすぎます。

定期的に発行する請求書を定期請求として登録しておくシステムを活用すると、契約期間に沿ったスケジュールで請求書を自動で作成できます。この企業のようなダブルチェックも必要ありませんし、請求書を送付漏れ・金額違いなども防ぐことができます。


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