従量課金と定額課金が混在する請求業務の改善ポイントとは

SaaSやサブスクリプションビジネスでは、サービス内容によって契約形態が様々です。契約単位で細かな料金体系や請求サイクルが異なり、毎月の請求額が変動します。そのためバックオフィスでは請求書発行業務のオペレーションが複雑になりがちです。
今回インタビューした採用広報管理のSaaS企業の経理担当者も同じ悩みを抱えていらっしゃいました。

事業が急速に拡大する中、このようなお悩みをいかに改善できるのでしょうか。請求書発行業務でよくある問題点に着目しつつ、その改善法を探ります。

経理担当者を悩ませる請求書発行業務の課題

今回、インタビューした企業では、採用管理システム、広告運用の代行、Web制作受託といった採用広報管理系のサービスを展開しています。

請求書発行に関して次のようなお悩みをお持ちでした。

定額と従量課金が混在する請求書の確認作業が面倒!

こちらの企業では複数のサービスを提供しているため、サービスにより管理チェックするポイントが異なることがお悩みでした。具体的には以下のようなポイントをチェックする必要があります。

  • 金額が定額・従量課金のものなのか
  • 毎月請求なのかスポット(都度請求)なのか
  • 初期費用の有無
  • 検収書が必要か否か

特に金額に関しては、広告運用サービスでは「請求しない(広告を止めているケース)」という月もあるなど、確認作業に時間がかかるのも無理もない状況です。

複数システム、複数人が関わるため発行忘れや金額調整漏れのチェックが必須

こちらの企業では商流の段階ごとに異なるシステムやツールを利用しています。そのため請求書の発行忘れや金額の修正に漏れがないかの確認が、経理担当者としては必須となっています。

紙での発行や送付準備に工数がかかる

取引先へ紙で郵送するもの、メールで送信するものとがあり、特に月数百枚発行する請求書のうちの半数以上が紙での郵送です。印刷・発送準備だけでも相当時間がかかっています。

現行の請求発行業務の流れ

こちらの企業では、営業担当者が属する営業部が注文・営業・契約を管理する営業支援システムを利用し、経理担当者が属する管理部は請求業務を管理するためにスプレッドシートや会計システムを利用しています。

経理担当者は営業担当者とのダブルチェックを行うなどして、請求書の発行忘れや金額調整漏れがないかを確認しますが、最終的な請求の月額を管理するのは経理担当者が作成するスプレッドシートになります。

紙・メールでの発送作業も含め、毎月3〜4名の体制、月末に3日間という工数をかけて処理をしているのが実情です。

さて、そんな状況にあるこちらの企業の請求業務を改善するにはどうしたら良いのでしょうか?

請求書情報を他部署と共有できる請求書発行システムの活用

まずは請求書発行システムの見直しが考えられます。チェック時に営業部からのコメントや修正事項を書き込めるメモ機能がある請求書発行システムであれば、請求書の発行忘れや金額調整漏れの防止に役立ちます。

複数のシステムから請求書発行までを連携できるシステムを活用

API連携やCSVでのエクスポート、インポートなどを活用し、正確な情報が後工程のシステムに流れるようにする方法もあります。

情報の整合性が保たれるだけでなく、手作業による時間やミスを削減することにもつながる方法です。

定額や従量課金の請求書をCSVで一括作成できる請求書発行システムの利用

請求書の発行パターンが複雑化していたとしても、料金を算出するためのいくつかの要素(月・日数・時間などの期間、利用者数や利用量、請求サイクルなど)を設定し、ユーザーが変更箇所を登録することで、一括で変更内容を更新するシステムを利用する方法もおすすめです。

正確な作業と業務の効率化が可能になるのではないでしょうか。

請求書を一括で郵送できるシステムを利用する

請求書発行システムには、ボタン一つで一括郵送できたり、PDFでのメール送信機能を合わせ持つシステムもあります。請求額の確定後の作業を実質外注化することで工数削減を実現します。

また、発送処理がされていない請求書のアラート機能などで発送漏れ防止にもなるでしょう。

複雑な作業を少しでも確実に効率化するには、システムやツールの活用が必須です。特に今回のケースでは、請求書発行機能に特化したシステムの活用が有効となるでしょう。自社のニーズに合ったシステムの導入を一度検討してみてはいかがでしょうか。

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