前受金の取り崩しが煩雑な売上管理を改善する方法

サブスクリプション/SaaS事業において、売上計上に関わる業務は一般的な事業とは異なって、売上計上が煩雑になります。

例えば、年間契約で一括払いした場合の前受金での計上処理や、月額に加えて従量課金分の計上など、お客様や契約内容によって様々で、経理や営業の担当者が負担に感じていることも多いでしょう。

この記事では、人材採用の広告運用代行などの複数の商品を取り扱っている企業のインタビューをもとに、サブスクリプション/SaaS事業における売上管理についての悩みと改善案についてご紹介します。

商品によって売上計上のタイミングが異なる為、売上の管理が大変

この企業では、年間契約の「採用管理システム」、従量課金制を導入している「広告運用代行サービス」、スポット的に発生する「Webサイト制作の受託」、の3つのサービスを取り扱っています。

それぞれのサービスにおいて契約時の初期費用はなく、基本的には月額での支払いです。しかし、サービスによって、年間契約で年払い / 月額払いのもの、従量課金で使用した分だけ月額請求するもの、スポット的に請求が発生するものがあります。

売上計上のタイミングも異なっているため、売上処理が煩雑となり、管理が難しくなってしまうというのが大きな悩みでした。

そこで、以下のような悩みをお持ちでした。

  • 提供サービスごとに計上日の計算が異なるので管理が大変
  • 会計を月次決算にしたい

現在の売上計上業務の流れ

現在こちらの企業では各サービスごとに、以下のようなタイミングで売上計上を行っています。

  • 広告運用代行サービス: 従量課金制で、使用した分だけ月額払い。掲載期間をもとに、月毎に分割して、計上日している。
  • 採用管理システム: 年間契約で、一括で受け取り。売上は分割で計上している。
  • Webサイト受託制作: スポット的に請求が発生し、その都度検収後に計上する。

広告運用代行サービスにおいては、突然広告を止めて欲しいという依頼されることもあります。
毎月定額ではなく、従量課金制での請求のため、こういったケースも考慮しての処理となっています。

採用管理システムにおいても、基本的には年間で契約しており、支払方法は、年額払いと月額払いを併用しています。
請求書は毎月発行しており、お客様によっても請求内容が変わってきます。

請求書は、請求書発行システムを利用しており、入金消し込みは財務会計システムでおこなっている状況です。

前受金や売掛金を分割計算してくれる売上管理システムを利用する

この企業では、商品によって、売上計上のタイミングが異なるため、一括払い分で分割計上している前受金と、月毎の請求を、顧客ごとに個別に管理し追っていく必要があり、売上計上が煩雑となっていました。

そういった手間や難しさを軽減するためには、毎月の前受金や売掛金を、自動的に分割計算してくれる売上管理システムを導入する必要があります。

請求書を作成時に、顧客毎の前受金は自動で分割計上し、役務の提供に合わせて売上計上され、月毎の売掛金についても、請求項目によって自動的に集計されることで、管理の手間が大幅に軽減されます。

毎月の数字を自動集計して月次決算を実現する

毎月の売上と前受金を自動集計する売上管理システムを導入すれば、顧客ごとの月毎の売上高を把握する事ができるようになります。

毎月手動で管理していた前受金の振替等の手間もなく、顧客ごとに月毎に一覧で表示できる為、月次推移での確認など、正確な月次決算を実現する事ができます。

請求件数が増えれば増えるほど、手間や時間がかかります。売上計上を自動化する売上管理システムを利用することで、ミスや負担も軽減され、業績の分析などにも有効です。


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