SaaSの従量課金の請求漏れやミスを無くす改善法

近年、増え続けるサブスクリプションビジネス事業。需要も益々高まり、人気になってきている一方で、受注管理業務や、請求書発行件数も多くなり、負担になっていると感じている経理担当や営業担当も少なくありません。

この記事では、SNS運用支援サービスやカスタマーサポート支援SaaSを提供している企業へのインタビューから見えてきた、サブスクリプション事業の、受注管理から請求書発行業務の悩みと改善案についてご紹介します。

受注管理から請求書発行までのシステムが未連携で、各業務でミスや漏れがある

今回、インタビューさせていただいた企業は、SNSおよびコミュニティサイトの運用支援サービスや、カスタマーサポートを支援するSaaSを提供しています。

複数のサブスクリプションビジネスのプロダクト運用をしており、年間契約で提供していますが、請求書のうち約9割は月額で発行しています。

契約から受注、案件管理は営業支援システムにて処理され、請求書発行業務については、請求データシステムを使用しております。

この企業では、請求書発行に関わる業務について、以下のような悩みをお持ちでした。

  • 注文管理システムと請求データのシステムが別なので、案件と請求が一致しているかを判別できない
  • 見積書は以前の物をコピーして手入力しているため、ミスが多い
  • 請求書の発行漏れや金額調整忘れをなくしたい
  • 従量課金の請求は、いちから作成しなければならない

現在の請求書発行に関わる業務の流れ

この企業では、データベースシステムの請求データを利用して請求書を作成しています。請求内容は、月額定額と従量課金の2つで、請求件数は月に数百件にもなります。

契約から受注に関しては、営業支援システムを利用して管理しています。その都度見積書を発行し、案件を受注したら、営業の担当者が、営業支援システムに案件を登録します。

しかし、営業担当者が案件を営業支援システムに登録する際に、金額が正確に入力されないことも多く、請求書の金額確認には契約書のデータを利用しています。金額が正確に入力されていないため、案件と請求内容の照合が取れず、請求金額の不一致や、請求書の発行漏れ等の不安を抱えていました。

また、契約書や見積書の作成は、以前のものをコピーして手入力で作成しており、従量課金の請求についても、システム連携などが無いため、手作業でいちから作成しています。

請求書の郵送に関しても、担当者がエクセルで作成し、出力から郵送まで、手動で作業しています。

受注管理から請求書発行まで、連携できるシステムを利用する

この企業では、営業支援システムと請求データシステムは、別々に運用されていることで、案件と請求の照合が出来ないという問題が生じていました。
この問題を改善するためには、エクスポートやAPIなどを活用して、それぞれのシステムを連携することが考えられます。

受注管理から請求まで連携したフローを作成できれば、手作業で作成していた契約書や見積書をシステムで管理したり、さらには請求書郵送業務も自動化することが可能です。そうすることで手間や間違い等のリスクも大きく軽減できます。

SaaSの従量課金分の請求データを、一括で更新できるシステムを利用する

SaaSで提供しているサービスが従量課金制の場合、毎月の請求内容が変わってくるため、毎月一つ一つ作成する作業は、数が増えるほど担当者にとって大きな負担となります。

例えば、時間、量、日数、回数等、従量課金の複数の要素のパターンを設定し、CSVインポート等で変更箇所を一括で更新できるシステムを検討しましょう。

そうすることで大幅に作業効率が上がりますし、ミスも防ぐことができます。

請求書発行のアラートや金額比較がしやすいシステムを利用する

また、この企業では受注と請求のシステムが別なため、請求書の発行漏れや金額調整忘れなどの悩みもありました。

請求漏れや金額調整忘れなどのミスを防ぐには、請求書の発行スケジュールや従量課金などを登録し、自動的に請求書を発行することができる請求書発行システムを利用することが有効です。

メールで請求書を一括送付する事ができたり、請求書の処理がされず放置されたままの場合にアラートが表示される便利な機能もあります。


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