膨大な量の入金消込を速く正確に行う方法

入金消込について、煩雑さやミスなく行うことの難しさを感じている企業は多いものです。

特に入金の件数が多いとどうしても時間がかかりますし、速く業務を行おうとすると焦ってしまいミスが発生して、逆にますます時間がかかってしまうという悪循環にも陥りがちです。

また、ミスが発生し気付かずに方っておいてしまうと、お客様にご迷惑をかけるという結果にもなりかねません。

この記事では、主として医療に関するコンサルティングサービスを提供し、医療施設経営のサポートや医療従事者の教育や化粧品/サプリメントの販売なども行っている企業へのインタビューで見えてきた入金消込業務の問題点と、その問題点をシステムを用いてどのように改善していけるかについてお届けいたします。

エクセルによる入金消込は手作業のためミスが起こりやすく、時間もかかる

今回インタビューさせていただいた企業では、決済代行サービス経由のものも含めると、売上に関する入金が毎月数万件あり、それらをエクセル用いて消込しています。

そのため、売上に関する入金の消込業務の根幹となる部分を、手作業で行っているという状況です。
件数が多いため、多くの時間がかかってしまう上に、ミスも起こりやすくなっているという問題点があります。

現行の入金消込の流れ

現在こちらの企業は、決済について複数の決済代行サービスを利用しています。
入金消込にあたっては、それらの決済代行サービスからそれぞれの決済代行明細をダウンロードし利用しています。

また、これらとは別に、商品ごとの売上を集計し、その売上データをエクセルファイルとして保存しています。

入金消込は、売上データとダウンロードした決済代行明細を利用し、エクセルの機能を用いてある程度は自動で行っているという状態です。
ただし、毎月数万件の消込のため、エクセルの動作が重く、今後の消込に不安を覚えています。また、上記のようにエクセルの機能だけでは自動で行えない作業もあるため、そこは手作業で行っています。

では、エクセルによる入金消込のヒューマンエラーやケアレスミスはどのように防ぐことができるでしょうか。

エクスポートした売上データを自動消込できるシステムを利用する

自動消込システムを利用すると、ダウンロードした決済代行明細と売上データとの照合を自動消込システムが行います。
エクセルの機能だけでは自動化できない部分も自動化できるため、入金消込をほぼ全自動で行うことができます。

そのため、入金消込にかかる時間も圧倒的に短縮できますし、ミスも大幅に減らすことができます。
こちらのシステムを利用すれば、仮に、金額が異なっていたり未回収であったりする顧客がいても、エラーとして表示されすぐに気付くことが可能になります。

エクセルで手作業にて行っていた作業を自動化できることはシステムを利用する非常に大きいメリットと言えます。

銀行口座への振込分は取引毎に紐づいたバーチャル口座を用い、バーチャル口座への振り込みとシステムとを連携させる

もう一つの解決方法として、バーチャル口座の利用が考えられます。

取引毎にバーチャル口座を一つずつ用意した上で、バーチャル口座への振り込みと連携できるシステムを用いれば、バーチャル口座に入金された時点で自動的に売掛金消込されるという流れを作ることができます。

その結果、入金消込は速く正確に完了することができます。

こちらの場合でも仮に、金額が異なっていたり未回収であったりする顧客がいれば、バーチャル口座の口座残高があるべき数字と異なることから、簡単に見つけ出すことができるでしょう。

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