売上計上業務と名寄せ作業の課題をシステム化で解決するには

今回、インタビューしたのは、ソフトウェアの品質テストサービスを提供する企業の経理担当者です。こちらの企業ではソフトウェアの品質テストに関するサービスを各種提供しています。コンサルティングサービス、テスト支援ツールの提供、テスト評価システムの提供など、商材が多様で請求形態もさまざまとのことです。

経理担当者は決して十分とは言えない人員体制で、入金確認から売上計上・振替えの仕訳処理に時間をかけている一方、社内からは売上分析の情報提供のニーズが多く、悩みが絶えないそうです。

今回は、このような売上計上に関するお悩みをシステム化で解決する方策やコツをご紹介します。

ソフトウェア品質テストサービスの売上計上業務のお悩み

今回、インタビューをさせていただいたソフトウェアの品質テストサービスの提供企業では、以下のようなお悩みがあるそうです。

請求が3種類に分かれ、処理が煩雑

請求後の処理が(1)通常売上に即計上するもの (2)前受金扱いになるもの (3)売上ではなく立替金扱いとする処理 の3種類があり、その判別が煩雑です。振替えの仕訳処理への按分や売上計上の数値などは、すべて経理側で管理しているので慎重さも必要です。

入金確認作業の過程で工数がかかる

部門ごとに入金される口座が異なること、また、その入金の確認作業を1名で担当している点から、かなり時間をかけている状況です。

売上増に伴い、取引先別などの名寄せした情報抽出が求められる

営業支援システムと会計システムがそれぞれ独立していることで、取引先の情報更新時のずれや表記ゆれ、システムが更新内容を反映するデータ範囲(過去に遡って名称を修正する・しない)などの仕様の差から、名寄せ作業がうまくいかず、大きな悩みとなっています。

経理担当者としては処理をスムーズに進めて適正な情報を提供できるよう、システムの刷新を視野に入れているものの、業務が多すぎるためになかなか実現できないというのが現状のようです。

現行の売上計上や名寄せ業務の流れ

こちらの企業では、現在、営業支援システムから請求データをエクスポートし、その後、会計システムに取り込みを行っており、月の請求発行件数は数百件にのぼるとのことです。

その後、入金確認作業、売上計上や前受金・立替金等の仕訳処理を行い、その後、名寄せ作業で取引先別などの名寄せをして、営業向けにデータを集計および抽出します。名寄せ作業では、社名変更や新規顧客が増えた場合など、イレギュラー事項への配慮も必要です。

売上計上や名寄せ作業の悩みの解決にはシステム化を

独立したシステム間で情報の整合性を保ち、会計上の売上計上やその後のデータ集約には、システム化が欠かせません。

具体的にはどのようにしたらよいかを見ていきましょう。

入金確認作業をシステム活用によりスリム化

一般的にも面倒でミスの多いと言われる入金消込やその管理業務。

最近では、これらを効率的に行うことができるソフトやツールが提供されています。中には、他の会計システム等との連携(仕訳データ、売掛金や前受け金管理)が可能なサービスやシステム製品があります。

このような入金消込システムを利用することで、入金確認作業の工数を削減し、売上計上業務の円滑化に役立つでしょう。

顧客情報の表記ゆれの放置をシステム化で防止

各システムでの入力規則を統一化

システム設定の改変が可能であれば、キーとなる情報(顧客名、住所等)の入力ルールを揃え、ルール外の入力をシステム上で制限するなどの対処をします。ただし、現在はシステムの仕様が様々なため、この方法ではなかなか難しいところがあります。

システムやツールによる顧客情報の連携、自動更新

上記の方法はどうしても対応に限りがあります。その場合は、それぞれのシステムの情報をそろえる作業が必要になります。

これらのデータベースの情報を一貫したルールに基づき、表記を統一することを「データクレンジング」と言いますが、それらが得意なツールを活用すれば、連携がスムーズになるでしょう

代表的なものに、ソフトウェアの連携が得意なAPIがあげられます。CSVを加工・データ連携させる方法もあります。さらに、一定の時刻等に同期処理・更新を行うようなスケジュール機能がある場合は、リアルタイムで情報の更新が可能になります。

統合IDを持たせるシステムの活用

それぞれのシステム内の顧客情報をマッチングできれば、統合IDを顧客情報に割り振り、そのIDをそれぞれのシステムから抽出されたデータに持たせることで、様々なデータ活用が可能になります。

これを実現するには、統合IDの条件設定とその情報をすべてのシステム内で持たせることができるという前提があり、それが可能であれば必要に応じて検討するのも一つでしょう。

システム活用の検討に向けて動き出すコツ

これまでに述べたシステム化までの道のりには、まずは業務フローやその工数を明確にすることが重要になります。

今回インタビューした企業のように、経理担当者の業務が多すぎてシステムによる改善策の検討にすら踏み切れない場合は、まず、日々の業務の何に困っていてどれくらい時間をかけているのか、各システムの仕様や通信環境など、現状把握から始めることが何よりのポイントです。

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