継続課金の請求書発行でうっかりミスを繰り返さないためには？【インタビュー】

こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。

さまざまなSaaSサービスを提供する企業が増えている中、企業の間接費を管理して無駄を削減するサービスを提供する企業も出てきました。多くの企業にとって間接費の管理や無駄の削減は大きな課題なため需要が高く、取引先数も順調に増えています。

取引先が増えるのは喜ばしいことですが、その一方で請求書を発行する経理部門の負担はどんどん重くなってしまっています。

今回はそんな間接費管理SaaSを提供している企業へのインタビューを通じてみえてきた請求書発行業務のお悩みと、その改善案についてお届けします。

取引先数や請求書の発行枚数の増加にも無理なく対応できる体制にしたい
現行の請求書発行業務の流れ
請求書発行忘れや金額調整に対してアラートが出るシステムを導入してミスを防ごう
請求書をメールで一括送付する機能を使って、請求書送付の負担を削減しよう

取引先数や請求書の発行枚数の増加にも無理なく対応できる体制にしたい

今回インタビューした企業では、請求書発行システムを導入しているものの、発行忘れや請求額の変更があった場合のチェック機能がなく、今後の取引先の増加を見越して以下のお悩みを抱えています。

請求書発行を忘れた場合のアラート機能がなく、取引先が増えた場合の請求書発行もれの懸念を抱えている。
現在使っている請求書発行システムは自動でメール送付できる機能がないため、作成された請求書をいちいちダウンロードしてメールに添付しているため、手間がかかり、かつ送付忘れやアドレス間違いのリスクがある。
初年度は1年分の一括請求、次年度からは月ごとの請求と、請求タイミングが変わるため取引先ごとの管理が複雑。
請求額に変更があった場合も営業担当者との相互確認に頼らざるを得ず、今後きちんと管理できるか不安を持っている。

現行の請求書発行業務の流れ

現在は請求書発行システムで作成された請求書をひとつひとつダウンロードして、取引先にメールに添付する方法で請求書送付業務を行っています。

現在は取引先の数が多くはないため、業務にかかる時間もさほど長くなく、発行もれや金額のミスも防止できています。

一方で、取引先数が順調に増えているため、発行件数が多くなってきたときに発行業務の担当者にかかる負担の増加や、ミスを防ぎづらくなることが懸念されます。

請求書発行忘れや金額調整に対してアラートが出るシステムを導入してミスを防ごう

今後の取引先増加に備えて、請求書が作成されていないときや、前月と請求額が異なるときにアラートが出る機能を持った請求書発行システムを導入することをオススメします。

例えば取引先ごとに請求書が作成されていない場合や、前月と比較して請求額が異なる場合にアラートが出るように設定しておけば、発行もれを防いだり、金額変更が正しいのか確認したり、といった確認作業を効率的にできるようになります。

また、1年分の一括請求から月ごとの請求に変更するタイミングをあらかじめスケジューリングしておけば、管理担当者の負担を減らすことも期待できます。

請求書をメールで一括送付する機能を使って、請求書送付の負担を削減しよう

せっかく請求書発行システムを使っているのであれば、メール送付まで自動で行う機能を持ったシステムに変えることで格段に効率が上がり、請求書の発行枚数が増えても発行担当者の負担はさほど大きくならないでしょう。あらかじめ送付先のアドレスを登録しておけば、違った取引先に請求書を送ってしまうといったミスを防ぐことができます。

また、請求書作成から送付までを追えるようにしておけば、作成したのに送付を忘れてしまうということもなくなります。