部門毎に売上入金の銀行口座が違う入金消込業務を簡略化したい

サブスクリプションビジネスにおいて、売上に対する入金の消込については、毎月のように似たような業務の繰り返しになることが多いでしょう。そのため、少しでも簡略化し正確にスムーズにこなすことが求められる業務であると言えます。

この記事では、ソフトウェアの品質テストサービスを提供する企業へのインタビューで見えてきた入金消込業務の問題点と、その問題点をシステムを用いてどのように改善していけるか、についてお届けいたします。

部門によって売上入金の銀行口座が違うので入金消込業務が面倒

今回インタビューした企業では、ソフトウェアの品質テストに関する複数のサービスを提供しています。それぞれのサービスを担当する部門では、売上入金用に別々の銀行口座を利用していますが、複数の部門で利用している同一の銀行口座もあるという状態です。

そのため、売上に関する入金の消込業務が非常に煩わしく面倒であり時間がかかる、ヒューマンエラーも起こりかねないという問題点があります。

現行の入金消込業務の流れ

この企業では債権管理は財務会計システムで行っています。そして、財務担当者1名で入金消込業務を行っているため、少しでも入金消込業務を簡略化し負担を減らしたいという考えをお持ちです。

基本的には、売上を計上した部門によって売上入金の銀行口座が違うのですが、一部の銀行口座がクロスしていて、複数の部門で同一の銀行口座を利用している場合があります。

また、当月に売上計上して当月に入金される場合もあるため、前月末に売掛金として計上されている残高の一部が当月に入金されるとは限らない状態です。

そして、この会社には完全子会社が複数あります。その子会社からお客様への請求は、親会社を経由して、親会社からお客様に請求書を発行するという流れです。子会社としては売上消込は大変ではないのですが、その分、親会社の実務負担が過重となっています。

親会社から子会社への請求書については、売上・出向者負担金・家賃の複合取引となっています。子会社への売上に関する売掛金は債権データで消込を行います。出向者給与負担金、および、親会社が受け取るべき家賃は、未収金もしくは立替金としておいて、後日、子会社に請求します。

部門ごとに銀行口座を分けよう

一部の銀行口座がクロスしていて、複数の部門で同一の銀行口座を利用していることが入金消込業務を非常に煩雑にしています。

そのため、一つの銀行口座を利用できるのは一部門までというルールを徹底し、口座管理を簡略化すべきでしょう。

バーチャル口座を利用して入金消込業務を簡略化しよう

口座を部門ごとに振り分けた後は、口座から作成したバーチャル口座をお客様ごとに割り当てると良いでしょう。

お客様とバーチャル口座を紐づけ、お客様からの入金をバーチャル口座宛てにしていただくことで、バーチャル口座に入金がされた時点で自動的に売掛金消込もなされます。

バーチャル口座の当月残高を確認すれば、どのお客様から幾らの入金があったのかが明快に分かるようになるため、入金消込業務が非常に簡略化されます。

複数の銀行口座で入金消込できるシステムを利用しよう

バーチャル口座の導入は、その準備などで、お客様や自社の営業担当者負担がかかることがあります。

この場合、バーチャル口座を準備しない方法として、複数の銀行口座の入金明細で消込できる入金消込システムの利用を検討してみるのも良いでしょう。

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