手間がかかる毎月の請求書発行業務!負担を減らす改善案とは

経理担当者の日々の業務の中で、特に「請求書発行業務」は、面倒で手間がかかると感じることはありませんか?

請求の管理、請求書の印刷、折り、封筒の宛名や封入、郵送まで、手間も時間もかかるため、業務時間が圧迫されてしまい、担当者の負担も大きくなります。

では、どのようにして負担を減らし、改善していけばよいのでしょうか?

この記事では、ソフトウェアの品質テストサービスを提供する企業へのインタビューを基に、請求書発行業務の悩みと改善案についてご紹介します。

親会社への委託でのやりとりや請求書発行の手間の多さのお悩み

今回、取材にご協力いただいた企業は、コンサルティングやテスト支援ツール等、ソフトウェアの品質テストに関するサービスを提供しています。

この企業には、子会社が複数あり、子会社がお客様へ発行する請求書は、親会社を経由し、親会社から発行されます。請求書の発行数は、月に数百件にもなります。

請求書発行業務に関わる悩みは、下記の2件が挙げられました。

  • 親会社から子会社への請求書で、複合取引があって面倒
  • 請求書を印刷して、封入して郵送する数が多くて大変

現在の請求書発行業務の流れ

この企業では、経理の担当者ではなく、営業事務の担当者が請求書の発行と送付業務までをおこなっています。
請求の管理は、営業支援システムを採用しており、システムから出力した請求書を印刷、封筒に封入と、送付までの作業を、担当者がすべて手動で行っています。
請求の件数は、親会社と子会社分を合わせると、毎月数百件にも及ぶため、大きな負担となっています。

請求書の発行は、親会社にすべて委託している為、親会社が子会社に、事務委託料として請求しています。親会社から子会社への請求書の内容に、複合取引も含まれているので、処理が煩雑となります。

例えば、出向者の給与の負担金や、家賃の未収分等、複数におよぶ項目も、会計処理を面倒にしています。

また、請求データは、営業支援システムから、エクスポートやインポートができ、会計システムにデータを移行できます。売掛金と売上高を会計システムにデータとして計上できるので、経理業務が効率化されています。

子会社で完結できるシステムの導入を検討する

この企業では、子会社の請求書発行業務は、すべて親会社が行っていたので、親会社の請求書の担当者の大きな負担になっていました。

親会社によって統括されるメリットもありますが、親会社が子会社に対して、事務委託料として請求書を発行する手間や、それを処理する時間を考えると、子会社で完結できるようなシステムを導入検討することで、負担も軽減されるかと思います。

請求書が発行できるクラウドサービスを活用すれば、システムを導入する費用や手間も少なく、すぐに始められるものも大きなメリットです。

システム連携がカギ!一括して郵送手配できる請求書送付システムの活用

月に数百件にも及ぶ請求書の発行作業は、担当者の労働時間で考えてみても、効率的ではありません。

現在稼働している、営業支援システムから、会計システムにデータの連携をしているのと同じように、営業支援システムから、請求データを一括して郵送手配ができようなシステムを活用する方法もあります。

これから新規顧客を獲得し、事業が成長していくのと共に、請求書の枚数もどんどん増えていきます。売上に直結する、請求書発行業務も、成長と共にスピードを増していかなければなりません。請求システムを使って、毎月ある単純作業を自動化することは、とても有効です。

また、請求データを活用できれば、業績の分析や複雑な売上計上にも大いに役立ちます。

請求書をメールで送付する電子請求書システムを利用する

そもそも、郵送の請求書自体を見直してみるのも良いかと思います。

請求書のPDFファイルをメールで送付する電子請求書システムを利用することで、封入作業がなくなり、印刷や紙などの経費削減にもなります。

電子取引でのメリットも多く、例えば、郵送漏れや、お客様から、「届いてない」「無くしてしまって再発行して欲しい」などと、言われたりすることもありません。

紙ではなくPDFファイルで送付して欲しいというお客様がいる一方で、紙で郵送して欲しいという企業もあるので、お客様に合わせてという事にはなりますが、検討してみるのも1つの方法です。


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