ワークフロー承認を導入して請求書発行を効率的かつ正確に

最近ではAIの技術開発が進み、その技術を使ってサービスを提供する企業が増えており、コールセンター向けのAIサービスもそのひとつです。

今回はコールセンター向けのAIサービスを提供する企業へのインタビューから見えてきた請求書発行のお悩みと、その解決策をお届けします。

エクセルでの請求額確認と請求書の手動印刷が大きな手間に

今回インタビューした企業ではエクセルを使って請求額の確認や請求書発行もれの確認を行い、請求書は紙で発行しています。

サービス利用料は月額で請求しているため、毎月エクセルでの確認及び請求書の発行に膨大な手間がかかっており、具体的には以下のお悩みを抱えています。

  • 請求書の発行忘れや金額調整忘れ防止のために、営業事務担当者と経理担当者でエクセルを共有し月末に請求額の確認を行っているが、部署を横断して複数人のチェックが入るため時間がかかっている。
  • サービス料金が取引先ごとに個別見積りであり、かつ月額サービス料はユーザー数に伴い変動するため、毎月の金額確認に手間がかかる。
  • 契約更新は年間単位だが、途中解約があった場合は日割や月割りなど、取引先ごとに条件が異なるため、請求金額の計算や請求書の発行管理が大変。
  • 請求書の作成はシステムを利用しているものの、捺印が必要なため手動で印刷しており、その印刷及び発送に手間がかかっている。
  • 印刷後の請求書も経理担当者と営業担当者でダブルチェックを行っているため、実際の送付まで非常に時間がかかってしまう。

現在の​請求発行業務​の流れ

今回インタビューした企業では、顧客ごとの情報をエクセルで管理し、それを営業担当者と経理担当者の双方が確認し合うことで金額調整や請求書発行もれを防止する体制を取っています。

請求書の作成は請求書発行システムを導入しているため、ある程度省力化できているものの、金額の入力自体はエクセルの金額を目視で確認しながら行わなければならないため、手間がかかるだけでなく入力時にミスが起こりがちです。

そのミスを防ぐために、作成した請求書を営業と経理でダブルチェックしていますが、部署を横断したチェックのため、時間がかかっているのが現状です。さらにどちらかの部署がエクセルに誤った情報を入力してしまったり、入力もれがあるとダブルチェックも意味のないものになってしまいます。

また、請求書発行システムを導入しているにも関わらず捺印のために印刷しているため、印刷や発送業務に時間を取られてしまうのが現状です。

顧客ごとの請求情報の管理から請求書郵送までをワークフロー化して、確認や発送業務を効率化しよう

取引先ごとの月額や、契約の解約予定などの請求書発行に必要な情報を随時入力し、請求金額に反映できるシステムを導入して、営業担当者と経理担当者が同時に確認できるようにすることで、ダブルチェックの手間やミスを未然に防ぐことが可能になります。

さらに確認後の請求額を自動で請求書に反映するシステムであれば、目視確認の手間やミスも減らすことが期待できます。

そして作成した請求書の承認及び捺印をワークフローに乗せることで、承認の流れを明確にし、発行した請求書は発行済みとしてシステムに登録されるので発行もれの確認も簡単になります。

また、電子印鑑を登録しておけば押印のために請求書を印刷するといった手間を削減することも可能です。

前月に請求した金額もシステム上で比較して、請求忘れや金額ミスを防止しよう

前月の請求額と比較できる請求書発行システムを導入しておけば、顧客ごとに前月の請求額と当月の請求額を一覧で比較でき、請求漏れや金額の誤りを発見しやすくなります。

これも営業担当者と経理担当者が同時にチェックできるようにしておけば、確認にかかる時間や伝達ミスによる修正の手間を大きく削減することが期待できるでしょう。

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