案件管理と請求書管理のシステムが未連携で仕事量過多に

インターネット経由のログインで簡単に使用できるSaaSのシステムは、利用者がソフトウェアをインストールして利用するシステムに変わり、近年のサービス形態として注目を浴びています。

SaaSでの提供は、従来のインストール型に比べて、利用者の登録(契約)や削除(解約)が簡単にできるため、その分、請求管理の業務量も多くなり、煩雑になっています。

この記事では、物流管理サービスのSaaS企業へのインタビューから見えてきた請求管理業務のお悩みと、その解決策をお届けします。

※SaaS(Software as a Service:「サース」または「サーズ」)
従来の方法である利用者がソフトウェアを購入し、パソコンにインストールする方法ではなく、提供者側であるサーバー側がソフトウェアをインターネットなどのネットワークを通じて、利用者に使用してもらう提供方法。

案件管理と請求書管理のシステムが連動していないために起こる請求書発行業務の悩み

今回インタビューした企業は、物流管理のサービスプラットフォームを提供しているSaaS企業です。

こちらの企業では請求管理フローについて以下のお悩みがありました。

  • 営業支援システムと請求書発行システムが関連付けられていないため、顧客情報や案件に変更が生じた場合に、どちらのシステムにも入力する必要があり手間がかかる
  • 見積書や請求書を早く発行できるようにしたい
  • 従来のインストール型ではソフトウェアを提供した時点で売上が把握できるが、SaaSでは利用者がいつシステムを利用するかのタイミングがずれるため、都度、売上の計上を調整せざるを得ず、管理が大変になる

現在の​請求発行業務​の流れ

現在こちらの企業では物流のサービス利用料を月額で請求しています。
支払プランは以下の3通りで、プランによって請求方法は異なります。

  • 毎月定額で支払い
  • 年額を一括で前払い
  • 定額と前払いを組み合わせた支払い

顧客情報と案件は営業支援システムで管理し、請求書は請求書発行システムを利用して行っています。

両システムは連動していないため、請求書発行システムでは、営業支援システムと見比べながら手動で入力しています。

また、現在の顧客は数百件ほどですが、今後数千件まで増える見通しになっています。

そのため、営業支援システムで顧客情報を変更したら自動で請求書発行システムにも反映されて欲しいという要望もでていました。

それでは、どのように請求管理の業務フローを改善していけばよいのかを考えてみましょう。

営業支援システムと請求書発行システムとをCSVやAPIで連携しよう

営業支援システムと請求書発行システムとをシステム連携させてみてはいかがでしょうか?

営業支援システムからエクセル形式やCSV形式でデータをエクスポートすることで、請求書発行システムにデータをスムーズに取り込めるようになります。

APIで連携できる仕組みが増えてきていますので、業務フローが止まらないように、普段はAPIで連携しながら、APIがエラーでつながらない場合には、CSVを利用するなど、うまく組み合わせていきましょう。

営業支援と請求書発行が一体型となったシステムを導入しよう

営業支援システムと請求書発行システムが一体型となったシステムに変更するという手段もあります。

こちらの方法は、初期費用やランニングコストが増加するなど、費用が上がりやすいことと、データ移行の手間などが、デメリットとしてあります。また、新しいシステムに慣れるまでには時間もかかります。

しかし慣れれば作業スピードは格段に上がりますし、ランニングコストも売上に見合った費用になると考えられます。

営業支援システムと請求書発行システムを関連付けるための業務担当者を雇用する

あまり現実的ではないかもしれませんが、システム同士を結びつけるための業務を専門とする業務担当者を新たに招き入れるのも方法の一つです。

作業を分担し、一人ひとりが自分の業務に集中できるため、業務を円滑に回せるようになります。

ただし、システム同士を連携させずに、手作業で行うと、ミスが起こりやすくリアルタイムで反映がしにくいです。また、作業が属人化してブラックボックスになりがちです。

そのため、できればシステムを相互間で繋げて、請求金額を把握しやすくしておくべきです。

課題はそこだけですので、早々にクリアして円滑に業務が流れるようにしておきましょう。

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