経理を悩ませがちな入金処理を効率化するには?

サブスクリプションモデルとは、顧客が利用した期間に応じて支払いをするビジネスモデルです。「月額制」や「年額制」などの料金設定がこのモデルに当たります。

ITサービスに限らず、新聞や月刊誌など物品の販売もサブスクリプションモデルです。

サブスクリプションモデル特有の年払い契約は、代金を早めに、かつ安全に回収できるメリットがあります。しかし、売上計上や前受金管理の経理処理が複雑になるため、しっかりと管理する仕組みづくりが必要です。

この記事では、建物管理の業界紙を発行する企業へのインタビューをもとに、売上計上や入金処理など会計業務のお悩みと、システムを活用した解決策をご紹介しています。

年払い契約経理業務は売上計上と前受金管理が悩みの種!

今回インタビューした企業は、不動産業向けに建物管理業界の月刊誌を発行する事業を展開しています。月の発行部数は約数千件あり、お客様は、企業から個人まで様々です。

料金は年払い契約であり、請求書(1年分)は、初回の月刊誌に同梱して郵送しています。

年払い契約は、資金回収が早くなるメリットはありますが、会計処理が複雑になるデメリットもあります。売上計上や前受金管理など会計処理の仕組みをきちんと構築する必要があります。

  • 月刊誌に請求書を同梱するため、お客様内での回送が遅れることがあり、支払い遅延が発生しやすい
  • 支払い遅延が発生すると、お客様への確認・督促などの工数がかかる
  • 入金時に売掛金に充当する分と前受金計上する分に振り分ける必要がある。
  • 入金した後の月の、売上計上や前受金を取り崩す経理処理(前受消化)が面倒

顧客管理システムはあるけど、売上計上や前受金の管理はエクセル。もう限界!

この会社では、独自で開発した会員管理システムを持っています。入会の申し込み時点で、送付先や契約期間など基本情報を登録し、退会や事務所変更などがあった場合に、顧客情報をメンテナンスしています。この情報をもとに、月刊誌の発送を管理しています。

一方で、会計システムは十分な機能が無く、売上計上や前受管理は、エクセルでのマニュアル管理となっています。

  1. 営業部門で顧客管理システムから請求書を出力する
  2. 月刊誌の発送に同梱して、請求書を発送する
  3. 営業部門から請求書の控えが経理部門に回送する
  4. 経理部門では、請求書の情報をもとに、エクセルでの管理台帳に登録する
  5. 管理台帳をもとに、契約期間の最初の月から売上計上する
  6. お客様からの入金時に、売掛金と前受金に充当する分を案分する
  7. 入金月の後の月は、前受金の取り崩し(前金消化)を行う

業務効率化とミス防止に管理ツールを活用しよう

この企業のように年払い契約がメインの会社は、請求書の自動化、および、売掛金と前受金管理のシステム化が重要です。請求漏れや売上計上漏れなどのミスの防止や売上計上や前受金管理を効率的に行うことができます。

請求書が一括郵送できるシステムを活用しよう

現在このお客様は、請求書と月刊誌を同梱していますので、封入の確認作業がとても面倒になっています。また、お客様によっては、月刊誌の受取部署と経理が異なることもあります。そのため、請求書の宛先や郵送のタイミングなどを設定することで、月刊誌とは別に、経理部門が請求書を一括で郵送できるシステムを導入することが有効です。

また、その請求書発行システムで、メールを希望するお客様にはメールテンプレートを設定できれば、簡単にメール送信することができます。

前受金と売掛金を効率的に管理して、支払い遅延を早期発見しよう

経理部門が請求書の作成時に、売上計上月や入金予定月の一覧を作成することで、毎月の前受金や売掛金を自動的に集計することができます。

そのような売上一覧は、エクセルやスプレッドシートなどでも作成可能ですが、請求情報から自動的に売上計上を集計できる請求管理システムを利用してみるのも効果的です。

外的要因で役務提供がずれ込んだりして、実際の入金が予定月とずれた場合でも、売掛金と前受金の按分や計上開始月を変えたりすることで、入金月以降の経理処理が正しく行えるといったメリットがあります。

また、支払いが遅延している売上を早期に発見できるようになるため、督促をかけていくことで、早期に未収金を回収可能になります。

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